1.
Pengertian
Manajemen
Semua
bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha
pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.
Secara spesifik ada tiga
alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:
1. Mencapai
tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.
2. Menjaga keseimbangan diantara
tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan
dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang
berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan,
konsumen, pemasok dan lain-lain.
3. Mencapai
efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi
organisasi.
Menurut
Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan efektifitas adalah
melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).
Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan
dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan
aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya yang diperlukan dalam rangka
mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas merupakan kemampuan memilih alat
yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkaitan dengan
melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan merupakan ukuran tentang
pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau tujuan telah
dicapai.
Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan
usaha, biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan
pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian tugas-tugas yang
membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa juga dikatakan efektivitasadalah kemampuan
untuk memilih tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.
Sebagai ilustrasi kita ambil contoh
misalnya belakangan ini banyak manajer gagal memantau salah satu hasil usaha
yang sangat penting, yaitu efisiensi.
Sebagai contoh Kantor Pos Pusat di Jakarta untuk mencari paket kiriman yang
hilang dari Jakarta ke Surabaya melakukan 5 panggilan telpon dari divisi yang
terpisah ke kantor pos Surabaya. Hal ini jelas kurang efisien. Jalan keluar yang
terbaik adalah divisi pengiriman paket menelpon langsung siapa kurir yang
bertugas mengirimkan paket tersebut ke Surabaya. Akan tetapiefisiensi saja tidaklah cukup untuk memastikan
keberhasilan. Oleh karena itu, selain peduli dengan efisiensi, para manajer juga
harus berusaha untuk mencapai hasil yang efektif.
Selama bertahun-tahun perusahaan Chrysler Motor mengalami penurunan penjualan,
pangsa pasar dan keuntungannya, walaupun mobil-mobil yang dibuatnya sudah
sangat efisien. Kemudian
perusahaan tersebut melakukan inovasi baru dengan memproduksi mobil rancangan
pemenang lomba yang telah dirancang ulang, sehingga menarik minat pembeli.
Setelah itu Chrysler Motor mulai memperoleh kembali pangsa pasar dan
keuntungannya. Ini menunjukkan bahwa Chrysler Motor berusaha untuk efektivitas, yaitu
menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran organisasi.
Kerja merupakan kegiatan yang
menghasilkan nilai bagi orang lain maupun diri sendiri. Bekerja dengan baik
sehingga mampu memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri
mengarahkan organisasi terhadap kebutuhan manajemen.
Fungsi Manajemen
Empat fungsi manajemen
sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola
organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen
adalah sebagai berikut :
Perencanaan (planning).
Proses untuk menentukan
tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk
mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan
strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk
mengkoordinasikan kegiatan.
Pengorganisasian (organizing).
Proses
pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara
terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang
telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan
melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.
Memimpin (leading)
Proses menumbuhkan semangat
pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan
kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi
dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
Pengendalian (controlling).
Proses mengukur kinerja,
membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta
mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.
Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara
manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka
sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai
sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya
adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru
mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya
manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih
mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi
manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara
manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut:
· Membuat sesuatu terjadi (making things happen)
· Menghadapi persaingan (meeting the competition)
· Mengorganisir orang, proyek, dan
proses (organizing people,
project, & process)
· Memimpin (leading)
Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi
dibangun di atasnya. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari
fungsi merencanakan(planning) dan
mengendalikan (controlling).
Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai
sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja
serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi
persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap
bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga,
tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka perubahan
yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi).
Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan
keberhasilan sebuah kontrak baru bersama karyawan, dan sangat memperhatikan
keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin yang menyenangkan
hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat suatu
produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.
ciri-ciri manajer profesional
1
Pemimpin Lambang (Figurehead)Kepala Simbolis ; diperlukan untuk
menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial
2. Pemimpin
(Leader)Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan ;
bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan
tugas-tugas yang terkait
3.
Penghubung (Liaison)Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang
sendiri yang memberikan dukungan dan informasi Berkaitan dengan Informasi
4. Pemantau
(Monitor)Sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternal tentang
organisasi
5. Penyebar
(Dissiminator)Meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari
bawahan kepada anggota organisasi
6.
Jurubicara (Spokesperson)Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai
rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi Berkaitan dengan Pengambilan
Keputusan
7. Wirausaha
(Entrepreneur)Mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta
memprakarsai “proyek-proyek perbaikkan” untuk menimbulkan perubahan
8.
Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)Bertanggung jawab atas tindakan
korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting
9.
Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)Bertanggung jawab terhadap alokasi
segala sumber daya organisasi
10.
Perunding (Negotiator)Mewakili organisasi pada perundingan-perundingan
2. Pengertian Organisasi
Apakah
arti organisasi? organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang
yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam
bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi
merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa
alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak
mungkin dapat kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu
dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan
tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta
dapat menjadi sumber karier yang penting.
Selayaknya sebuah organisasi
seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun
masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka.
Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan
orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa
(baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang
tidak berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah,
sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.
Apapun bentuk organisasi itu
diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur
lainnya yang ada didalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.
Bentuk
Organisasi
1) Organisasi
Lini
Organisasi
lini atau garis adalah bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis
wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan ke bawahan.
Ciri-cirinya
:
- Jumlah
karyawan sedikit
- Selain
top manajer, manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana
- Sarana
dan alatnya terbatas
- Hubungan
atasan dan bawahan bersifat langsung
Kebaikan :
- Atasan
dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando
- Rasa
solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar
- Proses
decesion making berjalan cepat
- Disiplin
dan loyalitas tinggi
- Rasa
saling pengertian antar anggota tinggi
Keburukan :
- Ada
tendensi gaya kepemimpinan otokratis
- Pengembangan
kreatifitas karyawan terhambatan
- Tujuan
to manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
- Karyawan
tergantung pada satu orang dalm organisasi
2) Organisasi Funsional
Organisasi
fungsional adalah suatu organisasi diman wewenag dari pimpinan tertinggi
dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk
dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
Ciri – ciri
:
- Organisasi
kecil
- Didalamnya
terdapat kelompok- kelompok kerja staf ahli
- Spesialisasi
dalam pelaksanaan tugas
- Target yang
hendak dicapai jelas dan pasti
- Pengawasan
dilakukan secara ketat
Kebaikan :
- Programn
terarah, jelas dan cepat
- Anggaran,
personalia, dan sarana tepat dan sesuai
- Kenaikan
pangkat pejabat fungsional cepat
Keburukan :
- Pejabat
fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
- Koordinasi
sulit dilaksanakan
- Pangkat
pejabat fugsional lebih tinngi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit
dilaksanakan.
3) Organisasi Lini dan Staff
Organisasi
lini dan staff adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan
wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke
kepala bagian di bawahnya serta masing- masing pejabat, manajer ditempatkan
satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi
hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan , keuangan,
personel dan sebagainya.
Ciri- ciri :
- Hubungan
atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung
- Karyawan
banyak
- Organisasi
besar
Kebaikan :
- Ada
pembagian tugas yang jelas
- Kerjasama
dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas
- Pengembangan
bakat segenap anggota organisasi terjamin
- Staffing
dilaksanakan sesuai dengan prinsip the right man on the right place
- Bentuk
organisasi ini fleksibel untuk diterapkan
Keburukannya
:
- Tugas
pokok orang- orang sering dinomor duakan
- Proses
decesion making berliku-liku
- Jika
pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem
patronage
- Persaingan
tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat yang lainnya
4) Organisasi Fungsional dan Garis
Orgaisasi
fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan
tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawanya yang mempunyai keahlian
tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang
koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
Ciri- ciri :
- Tidak
tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan
- Spesialisasi
secara praktis pada pejabat fungsional
- Pembagian
kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.
Kebaikan :
- Solidaritas
tinggi
- Disiplin
tinggi
- Produktifitas
tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum
- Pekerjaan-
pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
Keburukan :
- Kurang
fleksibel dan tour of duty
- Pejabat
fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari
satu orang
- Spesialisasi
memberikan kejenuhan
5) Organisasi Matrik
Organisasi
matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi dimana
penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai
keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi
menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan .
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini
khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.
Kebaikan :
- Terletak
pada fleksibelitas
- Kemampuannya
dalam memperhatikan masalah- masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang
unik
- Pelaksanaan
kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada
Kelemahan :
Kelemahan akan timbul kalau manajer proyek tidak bisa
mengkoordinir dari berbagai bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat
menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan
penyimpangan pelaksanaan kesatuan perintah dimana satu pimpinan untuk masing-
masing individu.
6) Organisasi Komite
Organisasi
komite adalah bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu
dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat , yang berupa komite atau
dewan atau board dengan pluralistic manajemen.
Kebaikan :
- Pelaksanaan
decesion making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang
saham maupun dewan
- Kepemimpinan
yang bersifat otokratis sangat kecil
- Dengan
adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
Keburukan :
- Proses
decesion making sangat lamban
- Biaya
operasional rutin sangat tinggi
- Kalau
ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab
Prinsip-Prinsip
Organisasi
Prinsip dari
organisasi menawarkan petunjuk untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas
struktur organisasi. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini adalah kriteria dari
proses organisasi yang efisien. Pakar manajemen menyebutkan, statement khusus
terkait dengan prinsip organisasi dalam manajemen. Beberapa prinsip organisasi
itu antara lain :
·
Kesatuan
Tujuan.
·
Divisi Kerja
dan Spesialisasi.
·
delegasi
Kewenangan/
·
Koordinasi.
·
Kesatuan
Komando.
·
Fleksibilitas.
·
Sederhana.
·
Rentang
Kendali.
·
chain of Command.
·
Prinsip
Pengecualian.
·
Wewenang dan
Tanggung Jawab.
·
Efisiensi.
·
Keseimbangan
yang Wajar.
·
Pemisahan
fungsi lini dan staf.
Ketrampilan Manajemen yang
Dibutuhkan
Ketrampilan yang harus dimiliki pada setiap manajer
berbeda-beda. Pada tingkatan manajer paling atas (Top Manager)
membutuhkan kemampuan konseptual daripada yang lainnya. Manajemen paling bawah
lebih memerlukan ketrampilan teknikal, seperti akuntansi, komputer, dan
lain-lain. Ketrampilan ketiga, yaitu ketrampilan berkomunikasi dimana
ketrampilan ini dibutuhkan dalam semua tingkatan manajemen.
Sebab Keberhasilan dan Kegagalan
Organisasi
Sebab
keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi sangat berhubungan dengan para
anggotanya. Sebab keberhasilan organisasi karena adanya kerja sama yang baik
antara anggota dalam suatu organisasi, sehingga tercipta keberhasilan di dalam
organisasi tersebut. Sebab kegagalan organisasi adalah adanya faktor intern
dalam organisasi tersebut.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar